Wie Sie in Outlook die E-Mail Wiedervorlage einrichten

Vielleicht kennen Sie die Situation: Sie erhalten eine E-Mail, die eine Aufgabe für die nächste Woche beinhaltet. Oder: es fällt Ihnen ein, dass Sie einen Kunden übermorgen wegen einer Terminanfrage anrufen möchten. Wie gehen Sie jetzt vor?

Wenn Sie mit Aufgaben arbeiten, dann wandeln Sie per Drag & Drop den Kontakt oder die E-Mail in eine Aufgabe um. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihr Handy die Outlook-Aufgaben synchronisiert und Sie viel außer Haus sind.

Wenn Sie vorwiegend am Computer arbeiten, dann setzen  Sie den digitalen „Knoten im Taschentuch“ ein.

E-Mail als Aufgabe mit „digitalen Knoten im Taschentuch“ als Wiedervolage im Erinnerungsfenster von Outlook sehen

Das bedeutet: Sie wandeln eine E-Mail oder einen Kontakt nicht in eine Aufgabe um, sondern kennzeichnen diese  direkt mit einer Nachverfolgung. Dies gilt für Kontakte und E-Mails. Da eine Aufgabe diese Kennzeichnung – sprich Erinnerungsfunktion – sowieso hat, können Sie sich alle „Aufgaben“ in Outlook 2007 und Outlook 2010 in der Aufgabenansicht unter Vorgangsliste anzeigen lassen. Die mit dem „Knoten im Taschentuch“ versehenen Kontakte und E-Mails werden zusammen mit Terminen und Aufgaben auch im Erinnerungsfenster angezeigt.

Digitaler „Knoten im Taschentuch“ im Erinnerungsfenster – Outlook 2003

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Wiedervorlage / Nachverfolgung in Outlook einrichten möchten…

  1. dann öffnen Sie mit der Tastenkombination Strg+Umsch+G das Fenster Zur Nachverfogung kennzeichnen.
  2. Bei Kennzeichnung wählen Sie einen Text aus oder schreiben über den markierten Text Zur Nachfolge eine aussagefähige Notiz.
  3. Die anderen Felder füllen Sie nach Belieben aus und bestätigen mit OK.

 

Digitaler „Knoten im Taschentuch“ Outlook 2003

In Outlook die E-Mail Nachverfolgung mit „Turbo“ / Schnellklicken einrichten

Sie können auch eine andere Vorgehensweise wählen,

  1. indem Sie mit der rechten Maus auf die Flagge in der äußerst rechten Spalte Ihres Posteingangs mit Namen Kennzeichnungsstatus klicken und
  2. m Kontextmenü Ihre Kennzeichnung vornehmen oder das Bearbeitungsfenster mit Erinnerung hinzufügen (Outlook 2003) oder Benutzerdefiniert (Outlook 2007 und 2010) aufrufen.
  3. Haben Sie eine Standardkennzeichen gesetzt (Outlook 2003) oder Schnellklicken festgelegt (Outlook 2007 und Outlook 2010),
  4. dann kennzeichnen Sie die markierte E-Mail mit einem Klick auf das Flaggensymbol.Mit einem weiteren Klick markieren Sie die E-Mail als erledigt.
  5. Sie legen das Standardkennzeichen bzw. das Schnellklicken über das Kontextmenü fest

 

Digitaler „Knoten im Taschentuch“ durch Schnellklicken Outlook 2010

Vorteil für den digitalen „Knoten im Taschentuch“ in Outlook

  1. Sie brauchen Kontakte und E-Mails nicht in Aufgaben umwandeln – Sie sparen Zeit.
  2. Sie sehen die Wiedervorlage zusammen mit Terminen und Aufgaben im Erinnerungsfenster – Sie gewinnen Übersicht.

Nachteil für den digitalen „Knoten im Taschentuch“ in Outlook

Die Wiedervorlage wird in den Apps bei den Handys nicht wiedergegeben – heißt: wenn Sie viel unterwegs sind und Ihre Aufgaben mit Outlook synchronisieren, werden nur die Aufgaben angezeigt.

Wie Sie in Outlook die E-Mail Wiedervorlage einrichten

Über den Autor

Mein Name ist Otmar Witzgall. Ich bin Bestsellerautor und Ihr Outlook-Produktivitätscoach. Ich helfe Selbstständigen und Unternehmern mit Outlook Standard-Features Ihre Produktivität zu verdoppeln – mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen – sofort umsetzbar – sofort Ergebnisse! So meistern Sie Ihren Tag und genießen Ihr Leben.

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