Outlook-Adressbuch für Outlook 2010 optimal einrichten – Video-Tutorial

Outlook Adressbuch Kontakte Ordner

Ärger! Sie finden beim E-Mail-Versand Ihr Adressbuch nicht mehr? Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben möchten, erscheinen die Vornamen zuerst? Hier erfahren Sie vom Outlook-Anwender-Experten Otmar Witzgall alles, was Sie in Outlook 2010 zum Adressbuch wissen müssen.

1. Outlook 2010 Adressbuch einrichten: So fügen Sie Kontakte-Ordner zum Adressbuch hinzu

Das Adressbuch besteht aus verschiedenen Kontakte-Ordnern. Um diese verwenden zu können, müssen Sie jeden einzelnen als Outlook-Adressbuch aktivieren. Dies geschieht indem Sie in der Kontakt-Ansicht bei jedem Kontakte-Ordner mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und auf Eigenschaften gehen. Bei der Registerkarte Outlook-Adressbuch setzen Sie bei Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen einen Haken, Übernehmen die Einstellungen und schließen mit OK.
Diesen Vorgang wiederholen Sie mit allen Kontakte-Ordnern, die Sie im Outlook 2010-Adressbuch haben möchten.

2. Outlook 2010 Adressbuch einrichten: So definieren Sie die Reihenfolge, in der die Kontakte-Ordner im Adressbuch angezeigt werden

Jetzt stellen Sie die gewünschte Reihenfolge der Adressbücher ein, wie Sie bei der Eingabe der E-Mail-Adressen erscheinen sollen. Sie gehen über die Registerkarte Start und in der Gruppe Suchen zum Adressbuch. Hier öffnen Sie über Menü, Extras und Optionen das Fenster Adressierung. Über das Auswahlmenü Beim Öffnen des Adressbuchs diese Adressliste zuerst anzeigen legen Sie das entsprechende Adressbuch fest. Wir schließen das Fenster und das Adressbuch. Wenn Sie jetzt ein neues E-Mail-Formular öffnen und über die Schaltfläche An das Adressbuch öffnen, wird Ihnen das vorher ausgewählte als erstes Adressbuch angezeigt. Benötigen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse aus einem anderen Adressbuch, dann wählen Sie dieses jetzt aus.

Reihenfolge der Adressbücher im Outlook-Adressbuch

3. Outlook 2010 Adressbuch einrichten: So stellen Sie die Reihenfolge der Namenseingabe und Sortierung im Adressbuch ein

Zum Definieren der Reihenfolge bei der Eingabe der Adressen gehen Sie wie folgt vor: über die Registerkarte Datei, Optionen und Kontakte gehen Sie im Abschnitt Namen und Ablage zur Namensreihenfolge. Hier wählen Sie Ihren Standard aus, etwa Vorn. (Vorn2) Nachn.. Bei der folgenden Auswahl der Ablagereihenfolge sollten Sie Nachn.,Vorn. als Standard in Outlook 2010 einrichten. Wenn Sie viel mit externen Firmenmitarbeitern kommunizieren, dann sollten Sie die Variante Firma (Nachn.,Vorn.) als Standard im Outlook 2010-Adressbuch in Erwägung ziehen.

Outlook Adressbuch Speicherreihenfolge der Adressdaten

4. Outlook 2010 Adressbuch einrichten: So suchen Sie im Adressbuch

Wollen Sie im Adressbuch suchen, dann können Sie das mit der Funktionstaste F11 machen. In der Registerkarte Start und der Gruppe Suchen öffnet sich eineEingabemaske. Sie tippen den gesuchten Namen oder Namensteil ein, z.B. Muster und gehen auf Bestätigen. Jetzt öffnet sich ein Fenster mit allen Namen, die in irgendeiner Form Muster beinhalten. Sie sehen auch in welchem Adressbuch sich der Name befindet. Zeigt Ihnen das Suchergebnis mehrere Namen mit Muster, so wählen Sie den gewünschten aus. Haben Sie nur einen Namen mit Muster, dann öffnet Outlook 2010 sofort das entsprechende Kontaktformular.

Sie können das gesamte Adressbuch mit der Tastenkombination Strg+Umsch+B aufrufen. Hier suchen Sie entweder nach Nur Namen oder Sie beziehen mehr Spalten ein. Hier suchen Sie nach weiteren Schlüsselwörtern wie zum Beispiel Firma oder Ort.

5. Outlook 2010 Adressbuch einrichten: So konfigurieren Sie das Adressbuch

Die allgemeine Konfiguration von Adressbüchern geschieht über Registerkarte Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen und Registerkarte Adressbücher. Hier sehen Sie, dass es Outlook 2010-Adressbücher und ein Mobiltelefonadressbuch gibt. Das  Mobiltelefonadressbuch wird automatisch angelegt, sobald Sie in Ihren Adressen Mobiltelefonnummern aufgenommen haben. Im Outlook 2010-Adressbuch haben Sie die Möglichkeit, Adressbücher zu entfernen. Dies sollten Sie an dieser Stelle nicht tun, es sei denn, Sie möchten den Kontakte-Ordner löschen. Aus Outlook 2010-Adressbuch deaktivieren Sie den Kontakte-Ordner wie im ersten Teil beschrieben, indem Sie den Haken bei Eigenschaften, Outlook-Adressbuch wieder löschen.

Konfiguration der Anzeigereihenfolge im Outlook Adressbuch

Wichtig ist hier eine andere Einstellung. Sie definieren an dieser Stelle, ob die Anzeige der E-Mail-Adressen nach dem Vornamen oder nach dem Nachnamen sortiert wird. Die Empfehlung ist die Option Wie „Speichern unter“ (Mander, Jens) zu wählen. So finden Sie Ihre E-Mail-Adressen nach Nachnamen sortiert.

Zusammenfassung: Sie fügen Kontakte-Ordner zum Outlook 2010 -Adressbuch hinzu und definieren, in welcher Reihenfolge die Adressbücher angezeigt werden. Für die Adressen definieren Sie einen Standard für die Eingabe und die Speicherung. Die Sortierung nach Nachname und Vorname der Adressen bei der Eingabe der E-Mail-Adressen wählen Sie in Outlook 2010 bei den Grundeinstellungen der Adressbücher.

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Über den Autor

Mein Name ist Otmar Witzgall. Ich bin Bestsellerautor und Ihr Outlook-Produktivitätscoach. Ich helfe Selbstständigen und Unternehmern mit Outlook Standard-Features Ihre Produktivität zu verdoppeln – mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen – sofort umsetzbar – sofort Ergebnisse! So meistern Sie Ihren Tag und genießen Ihr Leben.

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